Le système interne d'information (SII) est le système mis en place par IRIZAR, S.Coop. pour recevoir et gérer les informations relatives à d'éventuelles irrégularités, en garantissant la protection des informateurs contre les représailles, à condition que la communication soit inscrite dans le cadre juridique établi.

La norme de référence est la Directive Whistleblowing (Directive européenne 1937/2019) dont la transposition en droit espagnol est la Loi 2/2023 réglementant la protection des personnes qui signalent des infractions à la réglementation et la lutte contre la corruption.

Par le biais des canaux internes prévus, toute personne liée à notre organisation, à titre professionnel ou non, peut nous informer d'éventuelles infractions pénales, administratives (graves ou très graves) ou au droit de l'Union européenne, ainsi que de violations de notre code d'éthique, avec toutes les garanties de sécurité et de confidentialité et sans subir de représailles pour cela, à condition d'avoir agi de bonne foi.

Le SII fait partie de notre système de conformité et se compose des éléments suivants:

• La Politique ou les principes fondamentaux du Système Interne d'Information.
• Le Responsable du Système, spécifique et indépendant, légalement nommée par le Conseil d’Administration, qui a désigné une personne physique chargée de recevoir et de traiter les informations.
• Des canaux internes de réception des communications, conçus et activés pour répondre aux exigences légales en matière de sécurité et de confidentialité.
• Une procédure de gestion des communications obligatoire qui garantit les exigences de protection, de confidentialité, d'objectivité et d'efficacité dans le processus de réception, de traitement et de résolution des communications reçues.
• et une plateforme informatique permettant à la fois la notification des cas et la gestion interne du traitement. Nous le faisons de manière sécurisée et en limitant l'accès aux données uniquement aux personnes légalement autorisées à cet effet, avec un espace web privé pour le suivi et l'échange bidirectionnel d'informations et de documentation sur le cas avec l'informateur.

Lorsque vous accédez à notre plateforme de canal interne, vous êtes dirigé vers une page d'accueil où vous sont rappelés les aspects généraux du canal et où vous pouvez lire des informations détaillées sur nos politiques de confidentialité à l'égard des dénonciateurs et des personnes concernées.

De là, vous pourrez accéder au formulaire qui vous permettra de fournir des détails sur vos informations, soit sous forme écrite, soit sous forme d'enregistrement audio sécurisé ou même en joignant des documents supplémentaires si vous le souhaitez. Nous appliquons des mesures techniques pour protéger votre identité, en supprimant les métadonnées des fichiers, en déformant la voix et en cryptant toujours tout échange d'informations.

Vous pouvez signaler des informations de manière anonyme ou en vous identifiant. Vos données personnelles seront utilisées exclusivement aux fins prévues que vous pouvez consulter dans la politique de confidentialité et seront traitées par du personnel autorisé, sans que votre identité ne soit en aucun cas dévoilée à la personne à laquelle se réfèrent les faits relatés dans la communication ou à des tiers.

Dans le formulaire, vous aurez la possibilité de solliciter un rendez-vous afin de pouvoir présenter ou élargir les informations personnellement avec la personne responsable. Ce rendez-vous sera établi dans un délai maximum de 7 jours à compter de votre demande, à travers la zone privée de suivi web expliquée ci-après.

Les communications verbales doivent être documentées, avec le consentement de l'informateur, en les enregistrant dans un format sécurisé, durable et accessible ou au moyen d'une transcription complète et exacte de la communication. Sans préjudice des droits que lui confère la réglementation en matière de protection des données, la personne concernée doit, dans la mesure du possible, avoir la possibilité de vérifier, de rectifier et d'approuver la transcription de la conversation en la signant.

Une fois le formulaire complété, nous confirmerons l'enregistrement de votre communication et vous recevrez un mot de passe pour accéder à l'espace privé de suivi, où vous pourrez, si vous le souhaitez, connaître l'état d'avancement de votre cas et communiquer et échanger des informations et des documents avec la personne gestionnaire, de manière simple, sécurisée et confidentielle. Il est essentiel de conserver ce mot de passe car, pour des raisons de confidentialité, il n'est pas possible de le récupérer et, en cas de perte ou d'oubli, vous devrez nous renvoyer les informations.

Au cours de la gestion du cas, il est possible que des informations supplémentaires vous soient demandées par le biais de cet espace privé de suivi, il est donc recommandé d'y accéder périodiquement pour en vérifier l'état. Si vous le souhaitez, lorsque vous fournirez les codes d'accès à la zone privée de suivi, il vous sera proposé de fournir un e-mail dont le seul but est de vous avertir de l'existence de nouveautés dans votre cas.

La personne qui gère le dossier analysera les informations envoyées afin de déterminer s'il est possible de les traiter et enverra à l'informateur une notification lui indiquant si sa communication a été admise ou non au traitement.

Si votre communication est acceptée pour traitement, l'enquête interne commencera et vous serez informé de la décision finale dans un délai maximum de 3 mois (qui peut être étendu à 6 mois en raison de la complexité de l'affaire).

Canal externe de l'Autorité Indépendante de Protection de l’Informateur:

Bien que le canal privilégié pour signaler d'éventuelles infractions soit le canal interne, si l'irrégularité que vous souhaitez signaler relève de l'article 2 de la Loi 2/2023, c'est-à-dire qu'elle concerne d'éventuelles infractions pénales, administratives graves ou très graves ou des infractions au droit communautaire, vous pouvez la signaler par le canal externe de l'Autorité Indépendante de Protection de l’Informateur compétente [lien ou données d'accès au canal], soit directement, soit après l'avoir communiqué à travers notre canal interne.